名前で選ぶのはNG!最高のプロジェクト収支管理ソフトはコレだ!

1:はじめに

経費計算や源泉徴収でてんてこ舞いになる3月ですが、如何お過ごしでしょうか。ウエッシーです!3分休憩の決算月は4月末ですので若干遅れてやってきますが、やはり気になります。そこでプロジェクト収支管理ツールについて徹底比較をしてみました!

毎年、もう少し早くやっておけば・・・と後悔していても、すぐに忘れてしまうもの。社員が増えてくれば、足並みをそろえるのも大変。でも、いつかは収支管理を徹底させたい!と経営者ならば思うのではないでしょうか。

というのも、どんぶり勘定だと、致命的な事態を引き起こすかもしれないからです。
それは・・・。

「その1:成長できない症候群」

社員がどんなに頑張っても、目標設定や定点観測が出来ない企業は、成功しているのか失敗しているのか判断できません。

成長曲線を描く為にはプロジェクトごとに緻密なデータ管理を行う事が必要です。ただ、それを行うためにはコストが発生します。社内の状況は、社外にまで影響を与えます。

 

「その2:お客さんとのギャップがNGを生む」

管理システムがしっかりとした物でなければ、クライアント先から次の仕事を断られてしまうきっかけになってしまいます。

中小企業が大規模な広告代理店・広告発注者とやり取りする際、リスク込みでプロジェクトを運用しなければいけないIT系の企業など、しっかりとしたものの構築が必須です。

ただ、それを導入するには・・・。

 

「その3:とてもお金がかかる」

プロジェクト収支管理の導入には多額のコストが発生します。多くの初期費用がかかってしまうものや、税理士を利用しているのとあまり変わらない程コストがかかるものばかりでした。

3分の休憩時間ではちょっと調べきれないということで、急きょ3日間使って徹底調査を実施しました!

 

2:プロジェクト管理で比較する項目はどこ?

徹底比較に入る前に、「プロジェクト管理」はどの軸で比較する必要があるのか洗い出しました。

まず、使う人で言えば「社員」が一番触れるツールではないでしょうか。最終的には社長による確認・ジャッジがメインになりますが、入力は日々の業務に併せて社員が行うものです。次に、確認や決済補助の立場で言えば「会計担当者」の立場で使い易いかについても調べておきたい所です。

今使っているツールとの連携性や、使う事によるメリットなども確認しておきましょう。最後に導入を決める「社長」の視点でもどのツールが良いか、比較ポイントを洗い出しました。

―【社員編】全社員が使う前提で考えよう

プロジェクト管理を行う為には、ズバリ全社員からの情報の入力が必須になります。入力が技能的にできる社員をベースに考えるのではなく、若干苦手な社員をベースに考える事が重要かもしれません。

①【使いやすさ】はツールを選ぶうえで一番大切な要素ではないでしょうか

まずは、ソフトは毎日入力する前提で考えるべきです。

月次でまとめて入力するツールというのは誤差や果てしないストレスと過ごすことになります。
また、一度入力してそれで終わりではなく、ルーチンワークとして確認や都度変更等が出来るかどうかをチェックしていきます。

②【継続性】は買って終わりではないツールだからこそ確認しておきたいポイント

ツールを導入して終わりというのは見せかけのソフトウェアです。導入支援のお金を払っているときだけ使いやすく、いざ社員だけで利用しようとすると使いにくくなってしまうという事は良くあります。

有償であったとしても、社員に使い方を教えてくれる「セミナー」や「講習会」をやっている事や「サポート」がちゃんとしているか?という点を評価したいです。

③【デザイン性】は、本当に使えるツールでなければ兼ね備えていないポイントです

当たり前ですが、出力される帳票がわかりにくかったり数字の理解ができないと、購入されたままで使われないツールとなってしまいます。その為、デザイン的にしっかりしているのか?というのもしっかりとチェックしおきたいポイントです。

また、誤った入力を防ぐという意味でも大切な要素と言えるでしょう。多くのツールがゴチャゴチャした機能にあふれてしまっている為、見やすさ・分かりやすさというのは社員が重視する要素です。

 

―【会計担当者編】ここを見れば業務の状況が改善できる

④【会計目線】は、導入時に一番ストレスがかかる部分なので膝を合わせて確認します

一部のプロジェクト管理ソフトウェアは、プログラムを作る側の目線で作られ、日々の業務の合間で入力が難しかったり、法律条項を理解しないまま作られていることがあります。会計担当者や給与処理をする人の立場に立ったツールであるかは、プログラムを行う前のコンセプトで左右されるので、会計目線のツールかどうかをチェックします。

⑤【クラウド】は、データ破損を防ぎ常に最新のセキュリティをもたらすかで判断します

会計担当者がITを嫌う理由の一つに現物が存在しないという点があります。不意のPCクラッシュやウィルスによるデータ破損などは、積み上げてきた会計処理が一瞬で吹っ飛んでしまいます。

クラウドはPC上での保存と異なり、ウィルスやクラッシュ、トラブへの対応性があるためメリットが大きいと言われています。帳票管理の視点において、中に入っているデータがしっかりとサーバー上で保存されているのか、セキュリティ状況、バックアッププランが万全かを確認します。

―【社長編】最後に決めるのは社長!ここを軸に決めよう

導入を決定するのは社長です。チェックしておきたいポイントは以下2点ではないでしょうか。

⑥【導入が成長につながるか】は、社長として事業に貢献するツールかを確認します

まず事業を成長させるツールかどうかは、絶対に確認しておきたいポイントです。ツールが従業員の作業性を排除し、能力を発揮する機会をなくしてしまったら元も子もありません。

利用している財務会計のシステムに連携できるか、プロジェクトごとにできるかなども確実にチェックしておきたいです。会社がこれから徹底したい、原価・会計のルール化や従業員にコスト意識を持たせるきっかけづくりとなるかと併せえて見ていくと良いでしょう。

⑦【価格】は、ツール導入の為の最終判断要素といえます

最後の導入の決め手はおそらく価格なのではないでしょうか。いくら最新鋭のソフトで機能に満ちあふれていたとしてもコストを回収できなければ導入する意味がありません。しかも、事業の成長につながる場合であったとしてもツールが本当に投資回収できているのかというのは判断するのが難しいポイントです。

最新鋭のスポーツカーの様なツールは、大企業でなくては必要ありません。全社員が相乗りしてゆったりと操作できる。それでいて燃費の良いファミリーカーの様な存在である事が重要です。

上記の様に比較軸をまとめていくと、下記の7点となりました。
①使いやすさ ②継続性 ③デザイン ④会計目線
⑤クラウド ⑥導入が成長につながるか ⑦価格 

この7要素で評価を確認していきます。

3:機能比較結果は意外な結果に

先ほど抽出した7要素を、5つのソフトウェアで比較しました。

Aソフト:国内大手パッケージ収支管理システム
Bソフト:広告・制作会社・コンサル向け、基幹業務システム
Cソフト:海外大手会計・売り上げ管理システム
Dソフト:最大手国内業務管理パッケージ
Eソフト:国内クラウド型大手収支管理システム

■比較ルール■

・全7項目
【①使いやすさ ②継続性 ③デザイン ④会計目線
⑤クラウド ⑥導入が成長につながるか ⑦価格】を評価。

・評価時には、企業名・ソフトウェア名がわかる項目については全て削除し確認。
・得点は最高得点5点 最低得点0点。
・評価者は全6名。
・評価者とは別の担当者で採点実施。
集計結果は、以下の通りです。

Aソフトウェア 2.8点
Bソフトウェア 3.6点
Cソフトウェア 2.0点
Dソフトウェア 3.2点
Eソフトウェア 1.8点 (平均点)

上記の通りBソフトウェアが非常に高い結果となりました。次いでDソフトウェアとAソフトウェアが高得点をゲットしています。さっそく何ソフトか確認していきましょう。

 

第1位:BBJob 10名~200名規模の事業所にベストマッチ

BBjob画像

エントリーレベルからIPOを目指す企業レベルまで使えるという意味でダントツに素晴らしい出来なソフトです。特に全員から好評だったのは③のデザイン性です。下記画像の通り入力画面はシンプルでわかりやすいです。(平均得点:5点)

BBjobメニュー

しかも、デザイン性と同じく①使いやすさも非常に好評価です。画像が綺麗というだけでなく、入力管理に最適な設計になっているということでしょう。(平均得点:4.3点)

初めてプロジェクトの管理情報を入力するとなっても、違和感なく実施できる使いやすさはポイントが高いです。④の会計目線についてもコンセプト設計からしっかりとしている事が手に取ってわかる為、いままでエクセルで管理していた担当者もやっと肩の荷が下りる感じがありました。(平均得点:4点)

BBjob管理画面

他ソフトが提供する機能について全て装備していない反面、金額の値ごろ感があり⑦価格評価もダントツの1位でした。他社ソフトと比べると初期費用は20分の1以下、ランニングコストも10分の1以下に抑えられていることが高得点だった理由ではないでしょうか。
(平均得点:4.7点)

BBjob明細

 

第2位:オービック

奉行画像
コストの面で惜しくも次点だが、機能面であれば、Dのオービックがオススメです。機能性については、網羅性がありOS依存もなく、さすがといったところではないでしょうか。ただし、機能拡張については有料となるものが多く、1本だけそろえれば完了というわけにはいかない様です。開発会社に依頼するよりかは、価格を抑えられる点では優れているのではないでしょうか。(平均得点:4.5点)

価格がある程度高額なツールの為、導入するからには成長しなければ倒産してしまうという心理が働く可能性にも期待ができそうです。ライザップのダイエットではないですが、大きくしなければいけないという覚悟が決まる気がします。成長した際に、⑤のクラウド的なツールは生きてくる部分は多々ありますが、中小企業では若干機能が多すぎる様にも感じられます。(平均得点:4点)

他ソフトからの会計ツールの移動については、インポート機能が非常に充実している様に感じられました。その為②の使いやすさでは高得点を取っています。ライバルツールからのユーザー獲得を考えているのか、データ移動は万全の出来と言えました。
(平均得点:4点)

オービックはコストに見合うだけの多機能・高連携でした。その反面、全部乗せを好む人や大企業だけれども導入していないという場合にオススメと言えるのではないでしょうか。

 

第3位:株式会社オロのZAC 会計目線やクラウドで抜きに出た敏腕ツール

zac

まず一番の加点ポイントとなったのは、会計目線という点です。仕訳作成や転機などに始まる会計業務について、出来る限り減らすことができるというアピールを資料やWEBサイト上では強く謳っています。他サービスにおいても具備している部分もありましたが、アピールとして強く行っている結果からか④の会計目線で大きく加点を取っています。(平均得点:4.1点)

データセンターを持っている事からバックアップが万全であるという点で⑤のクラウドが評価されました。(平均得点:4.1点)

導入が成長につながるというポイントについては、かなり点数が割れた部分でした。一部の高評価としている人は、オロが行っているブランディングやPRなどの業務全体のコンサルティングまで含めて依頼すれば結果がでるのでは?とのことでした。(平均得点:3.2点)

おさらいとしましては、

1位はBBJob
2位はオービック
3位はZAC

という結果になりました

4:さいごに

いかがだったでしょうか。成長し続ける企業には、プロジェクト管理は必要不可欠です。経営者の描く企業規模に併せて収支管理システムを導入していくことが必須になります。

今回選んだ感想としては、
「ただ有名だから・営業担当が良いというから選ぶ!というのはNG」
「ツール1本で社員のお給料1年分なものがザラ※一部は数年分のものも」
「3分間休憩だけど、絶対3分間で読めない」
といったところでしょうか。

コストをかけるのですから事業所規模や使い勝手を比較し、ツール導入してみてはいかがでしょうか。なお、今回比較した企業サイトのリンクは下記の通りです。

プロジェクト収支管理ならBBJob
会計ソフト・会計システムなら【勘定奉行のOBC】
ERP(クラウド型統合業務システム)ZAC